Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip

19.11.2019
Das 80:20 Pareto-Prinzip lässt sich auf das Zeitmanagement im Berufsleben anwenden, aber auch auf die Organisation der Kundenstruktur.

Es ist eigentlich ein statistisches Phänomen, das Pareto-Prinzip. Dennoch sagt es viel darüber aus, wie wir arbeiten.

Deshalb kann das Pareto-Prinzip auch dabei helfen, effiziente Arbeitsschritte zu erkennen und die weniger zielführenden zu verbessern.

Das Pareto-Prinzip lässt sich jedoch nicht nur auf das Zeitmanagement anwenden, sondern sogar auf die Kundenstruktur. Wie, erklären wir in diesem Artikel.

Wer war Pareto?

Vilfredo Pareto, 1848 geboren, war ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Quelle: Wikimedia Commons

Das Pareto-Prinzip geht auf Vilfredo Federico Pareto zurück, der 1848 in Paris geboren wurde.

Sein Ingenieur-Studium schloss er 1870 in Turin ab und arbeitete zunächst für eine Eisenbahngesellschaft, später für ein Eisenhüttenwerk.

Mit 45 Jahren wurde Pareto an die Universität Lausanne berufen, wo er Wirtschaftswissenschaften lehrte.

Hier entdeckte er, dass die Einkommensverteilung keiner Normalverteilung folgt – und widmete sich der sogenannten Wohlfahrtsökonomik.

Vilfredo Pareto, italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe sowie Urheber der berühmten Pareto-Verteilung, starb im Jahr 1923 im Alter von 75 Jahren.

Das Pareto-Prinzip

Die Pareto-Verteilung besagt, dass eine kleine Anzahl von hohen Werten mehr zum Gesamtwert beiträgt als eine hohe Anzahl von kleinen Werten.

Vilfredo Pareto zog als Beispiel die Vermögensverteilung in Italien heran: 20 Prozent der Familien besaßen dort zu seiner Zeit 80 Prozent des Vermögens.

Von dieser Formel leitete er das Pareto-Prinzip ab. Es besagt, dass sich die meisten Aufgaben mit einem Einsatz von 20 Prozent so erledigen lassen, dass die Gesamtaufgabe zu 80 Prozent erfüllt ist.

Der Pareto-Effekt: Wir erledigen in 20 Prozent unserer Zeit rund 80 Prozent der Arbeit. Quelle: Elisha Terada / Unsplash

Zeitmanagement mit der 80/20-Regel

Übertragen auf die tägliche Arbeit bedeutet das Pareto-Prinzip: Wir erledigen in 20 Prozent unserer Zeit rund 80 Prozent der Arbeit. Das ist effizient – aber was passiert mit den restlichen 20 Prozent?

Sie fressen 80 Prozent unserer Arbeitszeit auf. Daraus folgt der Schluss, dass gerade diese 20 Prozent optimiert werden sollen.

Dazu muss man zunächst die Aufgaben, die täglich erledigt werden, in eine der beiden Gruppen einteilen. Was geht gut von der Hand, wo finden sich Störfaktoren? Was lässt sich bei dem zähen Anteil der Arbeit verbessern?

Anhand dieser Analyse können Bottle-Necks, Behinderungen und aufwändige Arbeitsabläufe identifiziert und die Prozesse nach und nach optimiert werden. Die frei werdende Zeit lässt sich dann wieder für sinnvollere und effizientere Tätigkeiten einsetzen – ein Gewinn für die Arbeitszeit.

Kaufstarke Kunden identifizieren

Das Pareto-Prinzip lässt sich jedoch auch auf die Kundenstruktur von Firmen und Selbstständigen anwenden. Hier bedeutet es, dass 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Kunden gemacht werden – und in vielen Fällen ist das tatsächlich so.

Wichtig ist, die Unternehmen zu identifizieren, welche Ihre Top-Kunden sind und wie sie die anderen Auftraggeber vielleicht zu solchen machen können. Ein modernes Auswertungssystem, bspw. über eine CRM-Tool, kann bei der Datenanalyse helfen.

Sind die Top-Kunden definiert und werden diese als A-Kunden entsprechend deklariert und betreut, lässt sich der 80-prozentige Umsatzanteil stabilisieren. Doch auch vielversprechende Neukunden, sogenannte Stars, sollten entsprechende Wertschätzung erhalten – sie könnten die A-Kunden von Morgen sein.

Das Pareto-Prinzip lässt sich übrigens auf viele weitere Bereiche ausdehnen: 20 Prozent der Angestellten können 80 Prozent der Arbeit erledigen, 20 Prozent der Produkte für 80 Prozent des Umsatzes stehen und vieles mehr.

Es lohnt sich also, die Strukturen einmal durch die Pareto-Brille zu betrachten und sich zu fragen, wo im Berufsalltag Optimierungspotenzial besteht.

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