Workflow-Optimierung

28.01.2010
Der Arbeitsfluss einer Druckerei, Workflow genannt, beginnt schon beim Kunden. Auch er kann dazu beitragen, dass seine Daten schnell und optimal genutzt werden können.

Einsatz von Datenbanken

Datenbanken sind das Rückgrat nicht nur von Druckproduktionen. Sie nehmen wesentliche Informationen auf und geben sie auf Knopfdruck schnell und ohne lästiges Suchen wieder. Daher ist es auch für Kunden entscheidend, dass sie ihre Datenbanken so sorgfältig wie möglich pflegen. Das gilt beispielsweise für Adressen, aber auch für Asset-Datenbanken, die Texte, Bilder und Grafiken aufnehmen. Korrekte Adressen und eindeutige Dateibezeichnungen sind wichtig.

Stichwort Crossmedia

Der Einsatz von Datenbanken ermöglicht es beispielsweise, personalisierte Drucksachen zu erstellen. Anhand einer intakten Datenbank lassen sich individuelle Anschreiben für verschiedene Personen erstellen – auch das per Mausklick. Doch das ist nicht alles: Durch Datenbanken lassen sich Informationen auf mehreren Kanälen nutzen, beispielsweise für den Druck und für das Internet.

Transparente Abläufe

Wird kundenseitig ein Druckprojekt geplant, sind daran meist zahlreiche Abteilungen beteiligt. Neben der Geschäftsführung sind das beispielsweise Marketing und Vertrieb sowie die entsprechenden Produktmanager. Für ein strukturiertes Arbeiten ist es nötig, dass sich die beteiligten Personen absprechen und wenn möglich an einen gemeinsamen Plan halten. Jede Abteilung bekommt ihre eigenen Aufgaben, die sie zu einem bestimmten Termin erledigen soll.

Briefing und Abschlussgespräch

Die Aufgabengebiete können im Unternehmen während eines ersten Briefings abgesteckt werden. Bei diesem Treffen sollten Fragen beantwortet werden wie: „Welche Ziele verfolgt das Projekt?“, „Welche Zielgruppe hat es?“, „In welchem Kosten- und Zeitplan muss das Projekt bleiben?“ Anhand der Antworten wird der Rahmen des Projekts gesetzt. Ebenso wichtig wie ein Briefing und regelmäßige Meetings während eines Projekts ist das Abschlussgespräch. Hier können alle Beteiligten äußern, ob sie mit den Abläufen zufrieden waren und welche Verbesserungsvorschläge ähnliche Projekte in Zukunft erleichtern könnten.

Die Druckerei mit einbinden

Die Druckerei, die das Projekt später umsetzen soll, sollte so früh wie möglich in die Überlegungen mit einbezogen werden. Gerade bei neuen und ungewöhnlichen Projekten – beispielsweise bei Veredelungen oder dem Einsatz von speziellen Papieren – ist das Fachwissen um die Realisierbarkeit gefragt. Der Zeitplan eines Konzepts sollte ebenfalls mit dem Druckbetrieb abgesprochen werden. Die Druckberater bei LASERLINE helfen Ihnen hierbei gerne, sprechen Sie uns einfach an. Außerdem bieten Druckereien auch Unterstützung an, beispielsweise durch Musterboxen –wie die BLACKBOX Print Collection.

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