Verträge per E-Mail

08.05.2010
Sind Verträge, die per E-Mail geschlossen wurden gültig? Muss die E-Mail dazu einen bestimmten Text enthalten? Und welche Rolle spielt dabei die digitale Signatur?

Im Internet-Zeitalter werden Verträge gerne per E-Mail geschlossen. Schwierig wird es, wenn es zu einem Streit kommt. Ist der Vertrag gültig? Bedarf es dazu einer besonderen Form? Kreative und Dienstleister können einige Vorkehrungen treffen, um auch bei Vertragsabschluss per Mail auf der sicheren Seite zu stehen.

Die Rechtslage

Das deutsche Recht erkennt Verträge, die per E-Mail geschlossen wurden, genauso an wie mündlich geschlossene Vereinbarungen. Ausnahmen bilden zum Beispiel Bürgschaften und Verträge über den Kauf eines Grundstücks oder einer Immobilie. Hier ist ein Notar nötig. Verlangt der Gesetzgeber eine besondere Schriftform –zum Beispiel bei einer Kündigung –so ist die eigenhändige Unterschrift nötig. Diese kann jedoch nach dem Signaturgesetz bei elektronischen Dokumenten auch durch eine digitale Unterschrift  geleistet werden.

Wann und wie kommt ein Vertrag per Email zustande

Ein Vertrag per Email ist gültig, wenn ein Angebot unterbreitet und dieses auch angenommen wurde. Beide Erklärungen müssen dem Vertragspartner zugehen. Hier gibt es mehrere Punkte, die im Streitfall zu Schwierigkeiten führen können: Zum einen kann die Echtheit bzw. Unversehrtheit der verschickten Dokumente in Frage gestellt werden. Weiterhin ist es möglich, den Zugang der Dokumente anzuzweifeln.

Auf Nummer Sicher gehen: Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Die einfachste Lösung, den reibungslosen Ablauf bei großen Aufträgen und wichtigen Entscheidungen sicherzustellen, sind Bestätigungen per Fax oder per Post. Einfach formlos den Vertragsinhalt im so genannten kaufmännischen Bestätigungsschreiben zusammenfassen und per Fax oder Post versenden.
Widerspricht der Empfänger nicht, gilt der Vertrag automatisch als angenommen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um dem Auftraggeber eine Bestätigung und kurze Zusammenfassung der Leistungen zu übermitteln.

Die elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet Schutz vor nachträglicher Manipulation verschickter Dokumente. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen vier verschiedenen Signaturen: der einfachen, der fortgeschrittenen, der qualifizierten und der qualifizierten, von einer Akkreditierungsstelle herausgegebenen Signatur. Nur qualifizierte Signaturen haben auch rechtliche Bedeutung. Sie müssen ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zuweisbar sein und gewährleisten, dass die einmal signierten Dokumente nicht mehr geändert werden können. Diese Signaturen werden von einem Zertifizierungsdiensteanbieter offeriert, der die Identität des Antragsstellers überprüft.

Wann gilt eine Email als „zugestellt“?

Wie wird eigentlich bewiesen, dass eine einmal verschickte Mail auch tatsächlich ihren Empfänger erreicht hat?Bei `normaler´ Post ist die Rechtslage eindeutig: Sie gilt als zugestellt, wenn sie in den Briefkasten geworfen wird. Bei Mails ist die Situation nicht so eindeutig. Wann gelten sie als „zugestellt“? Meist wird heute davon ausgegangen, dass Geschäftsleute einmal am Tag E-Mails abrufen. Usus ist daher, dass eine Mail am Vormittag nach dem Versand als zugestellt betrachtet wird. Achtung! Wer auf seiner Visitenkarten oder dem Geschäftsbrief eine Emailadresse angibt, suggeriert so die Erreichbarkeit via Email! Kommt also per Email ein Angebot an, dass den ursprünglichen Verhandlungen nicht entspricht, liegt es am Emailempfänger, per kaufmännischem Bestätigungsschreiben zu widersprechen! Aus der Perspektive des Verkäufers, der ein wichtiges Angebot oder einen Vertrag per Email verschickt, ist es ratsam, sich den Erhalt der entsprechenden Mail rückbestätigen zu lassen. Selbstverständlich sollte man die Zugangsdaten seiner E-Mailsoftware (Kennung und Passwort) sorgfältig unter Verschluss halten, um Missbrauch vorzubeugen.

Archivierungspflicht: Wie lange müssen Emails aufbewahrt werden?

Ist der unliebsame Streitfall eingetreten und das Zustandekommen bzw. der Inhalt von Verträgen wird vor Gericht entschieden, dann gilt die Beweislast. Wer seine Geschäftsvorgänge inklusive Emails dokumentiert, ist hier auf der sicheren Seite. Grundsätzlich gilt: Vor dem Gesetz ist alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Prüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Das heißt konkret: Verschickte und empfangene Handelsbriefe, also Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, müssen - auch in Form von Emails -  sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

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