Sicherheit fürs PDF

25.10.2007
Sicher ist sicher: Auch PDF-Dateien können sensible Daten enthalten. Dann sollten sie nicht von jedem gelesen werden können. Dabei helfen Kennwörter und eingeschränkte Berechtigungen für den Zugang.

Datenschutz ist auch im digitalen Zeitalter ein wichtiges Thema. Digitale Dokumente können ebenso vertrauliche Daten enthalten wie Akten, Geschäftsberichte oder Formulare auf Papier. Damit PDF-Dateien nicht in falsche Hände geraten, stellt Adoba Acrobat umfangreiche Sicherheitsfunktionen bereit. Aber auch andere Programme lassen sich dafür einsetzen.

Kennwortschutz

Die meisten PDF-Dateien werden heute mit Adobe Acrobat erstellt, kommentiert und verschickt. Diese Dateien zu schützen ist einfach: Die Software stellt umfangreiche Möglichkeiten bereit, ein PDF zu sichern. Sie sind alle auf der Benutzeroberfläche unter dem Button „Schützen“ zusammengefasst. Zunächst kann ein PDF-Dokument durch einen Kennwortschutz geschützt werden. Der Anwender hat dabei die Option, die Kompatibilität der Datei festzulegen. Er kann anschließend ein Kennwort vergeben, das beim Öffnen des Dokuments eingegeben werden muss. Zusätzlich kann beim Bearbeiten und Drucken ein weiteres Kennwort verlangt werden. Das ist praktisch, wenn der Zugriff auf zwei Ebenen geregelt werden soll: Eine Nutzergruppe kann das Dokument dann nur öffnen und lesen, während die zweite es auch verändern oder ausgeben kann. Der Kennwortschutz ist aber nur eine – und die einfachste – Möglichkeit, ein PDF zu schützen.

Zertifikatschutz

Raffinierter ist es, ein PDF durch ein Zertifikat zu sichern. Auch diese Option steht über den Button „Schützen“ zur Verfügung. Die Verschlüsselung besteht aus zwei Teilen: Einem öffentlichen Schlüssel, der im Zertifikat gespeichert wird und einem privaten Schlüssel, der zur Entschlüsselung verwendet wird. Der Anwender muss dazu zunächst eine digitale Signatur erstellen beziehungsweise verwenden. Sie hat die gleiche Funktion wie eine Unterschrift. Anschließend wird eine Liste mit Empfängern festgelegt. Im Zertifikat wird außerdem genau hinterlegt, welche Berechtigungen der jeweilige Empfänger hat. Kann er die Datei kopieren? In welcher Auflösung darf er sie ausdrucken? Darf er Seiten entnehmen oder Änderungen machen?

Anhänge durch einen Schutzumschlag sichern

Soll nicht nur die PDF-Datei alleine verschickt werden, können auch andere Dateien über Adobe Acrobat 8 Professional in einen Schutzumschlag gesteckt werden – zum Beispiel Excel-Sheets. Der digitale Schutzumschlag wird auch „eEnvelope“ genannt. Über die entsprechende Funktion unter dem Button „Schützen“ lassen sich mehrere Dateien mit in diesen geschützten, elektronischen Umschlag packen. Der Absender kann wie bei einem einzelnen PDF bei der Verschlüsselung festlegen, wer die Datei öffnen darf. Dazu wird die digitale Signatur des Empfängers angegeben. Wenn der Empfänger sich mit dieser beim Programm „ausweist“, öffnet sich die Datei.

Daten schwärzen

Adobe Acrobat Professional bietet darüber hinaus die Möglichkeit, sensible und vertrauliche Daten innerhalb eines PDF-Dokuments zu schwärzen. Das entsprechende Werkzeug findet sich unter „Anzeige“, „Werkzeugleisten“, „Schwärzung“. Mit Hilfe des Werkzeugs „Suchen und Schwärzen“ lassen sich bestimmte Begriffe automatisch schwärzen. Das Tool findet sich am gleichen Ort.

Sicherheitsrichtlinien verwalten

Einen Überblick über die generellen Einstellungen bietet das Menü „Sicherheitsrichtlinien verwalten“, das ebenfalls unter dem Button „Schützen“ zu finden ist. Hier lassen sich Richtlinien festlegen, benennen, speichern und bei Bedarf wieder aufrufen. Wer Adobe Acrobat zum ersten Mal nutzt, sollte dort auf jeden Fall zunächst seine Präferenzen festlegen.

Andere Möglichkeiten

Obwohl Adobe Acrobat komfortable Funktionen bietet, können auch andere Programme PDF-Dateien verschlüsseln. PDF Crypter ermöglicht die nachträgliche Verschlüsselung von PDF-Dateien. Die Version mit Kennwortschutz kostet 39 Euro netto, während die Variante, die zusätzlichen Zertifikatsschutz bietet, 79 Euro kostet. Zertifikatsschutz liefert auch der Aloaha PDF Crypter für netto 49 Euro.

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