Selbstorganisation leicht gemacht

15.05.2008
Chaos verhindert strukturiertes Arbeiten. Die richtigen Techniken wie zum Beispiel der Farb-Namen-Trick helfen dabei, sich die Zeit und die Aufgaben sinnvoll einzuteilen.

Die Zeit rennt davon? Mehrere Aufgaben warten darauf, erledigt zu werden? Jetzt ist ein kühler Kopf gefragt. Mit den richtigen Techniken können Zeit und Arbeit sinnvoll eingeteilt werden. Bei der Selbstorganisation helfen zum Beispiel der Farb-Namen-Trick, die Zweifel-Liste oder ein maßgeschneidertes Ablagesystem.

Bedürfnisse ermitteln

Am Anfang einer guten Selbstorganisation steht das Ermitteln der eigenen Bedürfnisse. Dazu zählt nicht nur das Aufschreiben von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Entscheidend ist es, die persönliche Leistungskurve zu kennen und bei der Terminplanung zu berücksichtigen. Gehen Routinearbeiten morgens oder nachmittags besser von der Hand? Wann ist die günstigste Tageszeit für schwierige Verhandlungen? Selbstständige müssen auch überlegen, ob sie eher Tag- oder Nachtmenschen sind. Wer in seinem eigenen Rhythmus arbeitet, arbeitet auch deutlich effektiver.

Die Zweifel-Liste

„Im Zweifel: Nein!“ heißt eine ganz einfache Regel zur Selbstorganisation und zum Selbstmanagement. Zweifel schützen vor Fehlern. Wichtig ist es vor allem, Prioritäten festzulegen. Um zu entscheiden, ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht, hilft die „Zweifel-Liste“: Was ist wichtig, was wollen Sie wirklich tun? Wenn Sie sich nicht sicher sind, also zweifeln, ist das schon ein Zeichen dafür, dass hier wohl nicht eine eindeutige Priorität liegt: „Wenn Sie im Zweifel sind, werfen Sie es weg“. „Wenn Sie im Zweifel sind, unterschreiben Sie es nicht“. Wenn konsequent angewandt, hilft Ihnen die Zweifel-Liste dabei, sich vor immer neuen, von außen an Sie herangetragenen Anregungen, Aufgaben und Bitten zu schützen.

Zeitplan erstellen

Sind die Prioritäten ermittelt, ist es sinnvoll einen Tagesplan zu erstellen. Damit der funktioniert und in Ruhe abgearbeitet werden kann, sollte man realistisch einschätzen, welche Aufgabe in welcher Zeitspanne erledigt werden kann. Im Zweifelsfall lieber zu viel als zu wenig Zeit einplanen!
Sonst setzt man sich schnell unter Druck. Wer möchte, kann auch Karteikarten statt eines Kalenders einsetzen. Alles, was erledigt wird, wird durchgestrichen. Auch zusätzlich übernommene Aufgaben werden festgehalten – das motiviert. Wichtig ist es auch, den Feierabend nicht ständig hinauszuschieben. Jeder, der viel arbeitet, braucht auch Freizeit zum Regenerieren.

Nicht ablenken lassen

Die „Aufschieberitis“ ist altbekannt: Entweder, man sucht sich selbst Ausreden, warum man eine Aufgabe jetzt nicht angehen kann oder man redet sich ein, nur unter Druck effizient arbeiten zu können. Um gegen den inneren Schweinehund anzukämpfen, sollte man sich an feste Arbeitszeiten halten und nur wirklich triftige Gründe als Aufschiebegrund gelten lassen. Genügend Puffer macht das Arbeiten auch in diesem Fall entspannter. Außerdem sollte man sich nicht durch eingehende E-Mails oder andere Störfaktoren ablenken lassen.

Alles im Griff mit dem Farb-Namen-Trick

Techniken zur Selbstorganisation können dabei helfen, den Überblick und genügend Zeit zu bewahren. Der Farb-Namen-Trick dient beispielsweise dazu, dass nicht ständig Dokumente oder andere Gegenstände gesucht werden müssen. Dazu werden wichtige Dinge an einen eindeutigen Ort gelegt. Dieser wird dann mit einer Farbe markiert –beispielsweise der Schubladengriff mit einem roten Klebeband. Dieser Ort erhält außerdem noch einen eindeutigen Namen wie „die rote Schublade“. Das Gehirn assoziiert nun die Farbe mit dem Ort und dem Gegenstand. Zum Beispiel wird dadurch die Kombination: „Schlüssel: Rote Schublade“ besonders fest verankert.

Das maßgeschneiderte Ablagesystem

Ein Ablagesystem trägt entscheidend dazu bei, Aufgaben zu organisieren und den Überblick zu behalten. Dabei sollte es immer auf die einzelne Person maßgeschneidert sein. Wichtig ist, dass alle Dokumente – auch Merkzettel und Notizen – im Ablagesystem verwaltet werden. Es sollte darüber hinaus in einzelne Sachgebiete gegliedert sein, die wiederum in Rubriken aufgeteilt sind. Wie diese Rubriken aufbewahrt werden, bleibt dem persönlichen Geschmack vorbehalten: Mancher wird ein Hängeregister bevorzugen, ein anderer kommt mit Ordnern oder Stehsammlern besser klar. Dokumente können zudem alphabetisch oder chronologisch sortiert werden – je nach Zweck und Vorliebe.

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