Programme zur Datenverwaltung

04.09.2008
Eine umfangreiche Mediendatenbank mit Texten, Tönen, Bildern und Videos lässt sich am einfachsten mit einem Digital-Asset-Management-Programm organisieren.

Die Datenflut in der kreativen grafischen Branche ist groß. Tabellen, Layouts, Diagramme, kleine Filmchen, Animationen und Texte: Alles tummelt sich auf der Festplatte oder dem Server. Den Überblick behalten kann man dabei am besten mit einem Digital-Asset-Management-Programm. Es verwaltet die Mediendateien und bietet weitere praktische Funktionen.

Wer sucht, der findet?

Es bedarf schon einer großen Selbstdisziplin, um alle Dateien auf einer Festplatte logisch und schnell wieder auffindbar zu speichern. Der Alltag sieht eher so aus, dass Daten im Eifer des Gefechts „irgendwo“ abgelegt werden. Auch ältere Dateien lassen sich oft schwer wieder finden. Die Organisation und Verwaltung dieser Mediendaten ist daher die Hauptaufgabe von DAM-Programmen. Gleichzeitig ermöglichen sie es aber auch, dass mehrere Personen auf den Datenbestand zugreifen können. Auch bei der Datenausgabe helfen die Systeme. Sie können je nach Lösung Dateien in anderen Formaten speichern, so dass sie sich am besten für den jeweiligen Einsatzzweck nutzen lassen.

Canto Cumulus

Das bekannteste DAM-Programm ist Cumulus von Canto. Es ist seit 1991 auf dem Markt und mittlerweile in der Version 7.5 erhältlich. Es stellt jedes benötigte Asset auf der gleichen Benutzeroberfläche zur Verfügung. Dateien, für die der Anwender keine Nutzungsrechte hat, können dabei ausgeklammert werden. Die Daten können gesucht werden und sich per Drag&Drop in das gewünschte Programm einfügen lassen. Auch Dateien, die in Cumulus aufgenommen werden sollen, können per Drag&Drop in die Software gezogen werden. Der Ablageort kann zum Beispiel ein FTP- oder ein Internetserver sein. Beim Suchvorgang können Änderungsdatum, Schlagwort oder Dateiformat mit einbezogen werden. Die Metadaten lassen sich selbst anpassen. Die Kosten für das Programm variieren und müssen bei Canto für die individuelle Konfiguration erfragt werden.

Extensis Portfolio

Die DAM-Lösung von Extensis, bekannt auch für Schriftverwaltungs-Software, heißt Portfolio. Die aktuelle Version ist die 8.5. Eine so genannte „schwebende Palette" macht die Inhalte der Datenbank in anderen Programmen nutzbar. Mit ihrer Hilfe können die Assets gefunden, kopiert und platziert werden. Die Katalogisierung der Elemente kann dabei automatisch ablaufen. Die gewünschten Metadaten können ebenfalls vorher festgelegt und gespeichert werden. Zahlreiche RAW-Formate von Digitalkameras werden unterstützt, ebenso die EXIF-Daten, die manche Kameras zusätzlich zu den Bildern speichern. Mit Portfolio Project Sync integriert sich das Programm außerdem nahtlos in die Creative Suite von Adobe. Die Vollversion von Portfolio kostet rund 280 US-Dollar, Updates sind ab 140 US-Dollar erhältlich.

Picturesafe MyContent

Seit 1992 ist die Software MyContent von Picturesafe erhältlich. Wer seine Assets vermarkten möchte, kann mit dem Programm auch Nutzungsrechte anbieten – ein Accountingsystem ist integriert. Es berechnet zum Beispiel den Preis für die Inhalte, die der Käufer ausgewählt hat. Ansonsten funktioniert das Programm wie ein Archiv, für das sich abgestufte Zugriffsrechte vergeben lassen. MyContent lässt sich in Quark QPS integrieren. Suchabfragen können gespeichert werden, außerdem legt das System verschiedene Medientypen in spezifischen Ordnern ab. Je nach Datentyp muss der Anwender jedoch zusätzliche Import-Module kaufen. Optional sind auch die Erstellung von Newslettern und Mailinglisten. Aufgrund des modularen Aufbaus ergibt sich auch für jeden Anwender ein anderer Preis.

Xinet WebNative

Auch der US-amerikanische Hersteller Xinet hat eine DAM-Lösung im Programm. WebNative speichert neben den Assets auch XMP-Metadaten, die mit der Adobe Creative Suite erzeugt wurden. Ebenfalls können sämtliche XML-Metadaten verarbeitet werden. Ein umfangreiches Benachrichtigungs-System verschickt E-Mails, wenn Dokumente zur Überprüfung bereit stehen. Auch Endkunden lassen sich einbinden. Ihnen kann das System Dateien zur Korrektur im PDF-Format bereitstellen. Der Zugriff auf alle Inhalte kann auch von unterwegs aus über das Internet erfolgen. Sinnvoll ist das Programm daher vor allem für größere Unternehmen, die auch der Preis von 50.000 US-Dollar, inklusive fast aller Features, nicht abschreckt.  

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