Mit Methode Arbeitszeit einteilen

17.04.2008
Ein Projekt muss dringend fertigwerden, Kunden warten auf ein Angebot, Emails füllen den Posteingang und natürlich klingelt auch noch das Telefon: Effektives Arbeiten ist gefragt.

Ein Arbeitstag hat in der Praxis meist mehr als acht Stunden, vor allem, wenn Projekte fertig werden sollen. Wenn dann noch das Telefon klingelt, ein Kunde auf eine E-Mail wartet, eine Besprechung ansteht und die Buchhaltung schon längst gemacht werden müsste, kommt schnell Stress auf. Zeitmanagement-Techniken helfen, die Arbeit in den Griff zu bekommen.

Prioritäten setzen

Müssen mehrere Aufgaben erledigt werden, ist vor allem wichtig, den Überblick zu behalten. Welche Arbeit muss wann fertig sein? Was hat Priorität? Man sollte sich bei Stress nicht mit Aufgaben verzetteln, die auch zu einem späteren Zeitpunkt gemacht werden können. Stattdessen ist die Konzentration auf das aktuell Wesentliche angesagt. Manchen reicht dazu eine einfache Aufgabenliste, anderen hilft vielleicht eine der folgenden Zeitmanagement-Methoden.

Die Salami-Taktik

Aufgaben scheibchenweise angehen: Nach diesem Prinzip funktioniert die Salami-Taktik. Große Aufgaben werden dabei in einzelne Teilschritte untergliedert, die nacheinander abgearbeitet werden. So wird ein unüberschaubares Großprojekt machbar, und einzelne Etappenziele motivieren zum Weitermachen.

Das Pareto-Prinzip

Diese Zeitmanagement-Methode hat ihren Namen von Vilfredo Frederico Pareto. Er stellte die Regel auf, dass in zwanzig Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit achtzig Prozent aller Aufgaben erledigt werden können. Die weiteren zwanzig Prozent der Aufgaben benötigen dagegen achtzig Prozent der Zeit. Daher sollte man sich vor allem auf die Aufgaben konzentrieren, die in nur zwanzig Prozent der Zeit absolviert werden können. Dadurch schrumpft das Arbeitspensum schnell. Aufgaben, die dagegen unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen, sollten zuletzt in Angriff genommen werden.

Die Eisenhower-Methode

Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower gab der Eisenhower-Methode seinen Namen. Aufgaben werden bei dieser Methode in vier Gruppen entlang einer zweidimensionalen Achse einsortiert: Es gibt Aufgaben, die dringend und wichtig sind, solche, die nicht dringend aber wichtig sind, solche, die dringend aber nicht wichtig sind und zuletzt diejenigen, die weder dringend noch wichtig sind. Wichtige und dringende Aufgaben sollten sofort und persönlich erledigt werden. Was weder wichtig noch dringend ist, kann getrost weggeworfen oder ignoriert werden. Wichtige aber nicht dringende Aufgaben oder solche, die dringend aber nicht wichtig sind, können eventuell an Mitarbeiter delegiert werden.

Die Alpen Methode

Lothar Seiwert hat die Alpen-Methode entwickelt. Damit kann jeder seinen Tagesablauf in fünf Schritten planen. Begonnen wird mit „A“ wie Aufgaben aufschreiben. Anschließend wird die Länge eingeschätzt. Nun sollte man noch Pufferzeit einbauen. Dieser Plan wird durch das Treffen von „E“ wie Entscheidungen gestrafft. Dazu zählt, Aufgaben zu delegieren oder zusammenzufassen beziehungsweise bei knapper Zeit Unwichtiges zu verschieben. Nun folgt noch die Nachkontrolle: Dabei soll am Ende des Tages überprüft werden, welche Aufgaben erledigt werden konnten.

„Getting things done“

David Allen hat unter dem Namen „Getting things done“ ebenfalls eine Anleitung für ein effektives Zeitmanagement aufgestellt. Zunächst sollten die Aufgaben zusammengetragen und erfasst werden. Dabei ist es wichtig, auch Unerledigtes aufzulisten – egal, ob es auf Stapeln oder in Schubladen liegt. Danach werden die Aufgaben in einem individuell gestalteten System positioniert, z.B. werden alle Termine in einen Kalender eingetragen, alle Aufgaben dagegen in eine Kontextliste. Aufgaben, die aus mehr als zwei Tätigkeiten bestehen, werden zu Projekten, und Projekte werden wiederum in die nächsten machbaren Schritte unterteilt. Grundsätzlich werden die Projekte organisiert, je nachdem, wann sie abgearbeitet werden müssen: Dauert das Erledigen weniger als zwei Minuten, sollte es sofort geschehen, andere Projekte werden auf Wiedervorlage verschoben, wieder andere auf „Irgendwann/Vielleicht“. Eine wöchentliche Durchsicht hilft, den Überblick zu behalten.

Wer diese und weitere Methoden des Zeitmanagements näher kennen lernen möchte, dem sei das Seminar „Ordnungs- und Selbstmanagement – Verschaffen Sie sich mehr Zeit“ mit Thomas Gebauer am 23.5.2008 in der LASERLINE-Academy empfohlen. Mehr Informationen finden Sie hier.

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