InCopy CC: Im Team parallel an Dokumenten arbeiten

07.06.2018
Mit Adobe InCopy können in InDesign gestaltete Dokumente direkt im Layout korrigiert werden. Doch anstatt die Dateien immer hin- und herzuschieben, kann man sie auch gemeinsam in der Cloud nutzen.

Als Adobe InCopy einführte, freuten sich vor allem Lektoren und Redakteure: Endlich konnte man direkt im gesetzten Dokument Texte kürzen und korrigieren, Absätze umbrechen und den Satz verbessern.

Vorteile von InCopy

InCopy ist dafür sehr eng mit Adobe InDesign verbunden, erlaubt aber lediglich die Bearbeitung der Inhalte eines Text- oder Bilderrahmens. Nicht verändert werden können hingegen die Größe oder Position des jeweiligen Rahmens. So lässt sich wahlweise mit „Layout-vor-Text“ oder mit „Text-vor-Layout“ arbeiten. Texter, Autoren oder Lektoren arbeiten beim gängigen „Layout-vor-Text“ im Produktionsworkflow hauptsächlich an den Inhalten. Sie können Texte so anpassen, dass sie auf Zeile passen oder länger werden und haben dabei noch einige Formatierungsmöglichkeiten. Dazu bietet InCopy drei Ansichten: Druckfahne, Textabschnitt und Layout.

Layout-vor-Text mit Aufgaben

Technisch funktioniert das Arbeiten mit InCopy, indem der Layouter die Platzhalterrahmen für Texte und Bilder als „Aufgaben“ ausspielt. Dazu weist er in InDesign unter Bearbeiten > InCopy die Texte und Bilder jeweils einer Aufgabe (.icml-Datei) zu. Die Aufgaben müssen allerdings gebündelt werden, sonst hat man mitunter hunderte solcher Aufgaben. Erstellen Sie deshalb als erstes unter Fenster > Redaktionelle Aufgaben mit dem Punkt „Aufgaben“ rechts oben über das Menü eine Neue Aufgabe (.icma-Datei). Nun können Sie alle Aufgaben in dieser einen Aufgabe erstellen lassen. Öffnet nun der Redakteur die icma-Datei, sieht er alle Seiten und Inhalte und kann diese bearbeiten.

Arbeiten in der Cloud

Mühsam ist es allerdings, die icma-Datei mit allen Aufgaben hin- und herzuschicken. Dazu bietet Adobe zwar – wie in InDesign – den Paketversand an. Aufgaben werden dabei zu einem Paket verschnürt, das sich dann per Mail austauschen lässt. Einfacher funktioniert die Arbeit allerdings in InCopy, wenn die Dateien in der Cloud abgelegt wurden. Die Vorgehensweise ist dabei dieselbe, egal, ob die Daten in einer Dropbox oder einer selbst erstellten OwnCloud abgelegt wurden. Auf in der Cloud abgelegte Daten haben alle mit Bearbeitungsrechten ausgestatteten Nutzer Zugriff und können die InCopy-Datei öffnen und bearbeiten. Nach dem Einchecken der geänderten Inhalte in InCopy sind die Änderungen dann in der Datei in der Cloud hinterlegt. Kein Versand ist mehr notwendig. Der Layouter kann sich die InCopy direkt nehmen und in InDesign wieder umwandeln. Auf diese Weise wird der Produktionsworkflow noch effizienter.

Achtung vor gleichzeitigem Bearbeiten

Vorsicht ist allerdings geboten, wenn mehrere Nutzer versuchen, gleichzeitig Änderungen durchzuführen. Hier sollten sich alle, die sich mit dem Dokument befassen, genau austauschen und gegenseitig informieren, wer gerade an was arbeitet. Ansonsten können Änderungen entweder nicht gespeichert werden oder sie werden aus Versehen überschrieben.

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