Adobe InCopy CC: Einchecken nicht vergessen

04.04.2019
Texter und Grafiker können mit Adobe InCopy CC eng und nahtlos zusammenarbeiten. Vorausgesetzt, der Texter vergisst das Einchecken der Elemente nicht.

InCopy ist ein mächtiges Werkzeug, wenn es darum geht, InDesign-Dateien gemeinsam zu bearbeiten. Texter und Grafiker können damit zeitgleich am Dokument arbeiten, Bilder tauschen und Texte auf Zeile schreiben.

Aufgaben in InCopy

Die gesamte Zusammenarbeit besteht dabei aus sogenannten Aufgaben (Container-Dateien), die der Grafiker aus InDesign heraus erstellt. Meist sind das nur Textblöcke, die mit Inhalten befüllt werden können.

Formate, Größen und mehr werden dabei vom Grafiker fest eingestellt und können vom Redakteur nur bedingt (je nachdem, was freigegeben ist) geändert werden.

Soll die Redaktion neben dem Text auch Bilder selbst einfügen können, muss bei der Erstellung der InCopy-Datei zusätzlich in InDesign unter Bearbeiten > InCopy > Alle Grafiken der Aufgabe hinzufügen angeklickt werden.

Austausch über den Aufgaben-Ordner

Im Anschluss erstellt InDesign die Aufgaben in einem Ordner, dessen Endung „Aufgaben“ lautet. Es gibt einige Möglichkeiten, die Aufgaben miteinander zu teilen.

Sinnvoll und übersichtlich ist es, sie auf einem Server (in der Cloud oder lokal) zu speichern. So haben alle auf die gleichen Dateien Zugriff. Ist das nicht möglich, lassen sich auch die erstellten Aufgabenpakete per Mail versenden.

Arbeitet man über einen Server, wird dort ein Aufgaben-Ordner erstellt, in dem sich die Incopy-Datei (Endung: icma) sowie ein Unterordner (Bezeichnung: content) befinden. Letzterer enthält wiederum viele icml-Dateien.

Allerdings – und das ist wichtig – sind für die Redaktion die icml-Dateien in dem Unterordner unwichtig beziehungsweise sogar tabu.

Sie müssen vorhanden sein, werden aber nicht geöffnet, will man nicht jeden einzelnen Textkasten einzeln abspeichern. Ebenfalls wichtig: Weder die Ordner noch die Dateien dürfen umbenannt werden.

Arbeiten mit der Aufgaben-Datei

Gearbeitet wird ausschließlich mit der Aufgaben-Datei mit der Endung .icma. Sie kann von mehreren Benutzern gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden.

Sobald ein Textfeld allerdings per Doppelklick geöffnet (ausgecheckt) wurde, kann nur ein Benutzer sie am Ende wieder einchecken.

Alle anderen Redakteure oder auf die Datei zugreifenden können lediglich eine schreibgeschützte Kopie der Datei sehen. So wird ein zufälliges Überschreiben der Inhalte vermieden.

Einchecken nie vergessen

Wichtig ist allerdings, dass alle in einem Dokument einmal bearbeiteten, also ausgecheckten Elemente auch wirklich wieder eingecheckt werden, bevor die Datei geschlossen wird.

Aus diesem Grund fragt InCopy vor dem Schließen nochmals explizit: „Es gibt mindestens ein Objekt, das noch nicht eingecheckt wurde. Möchten Sie alle Inhalte jetzt einchecken“?

Diese letzte Frage sollten Sie immer mit „Ja“ beantworten und anklicken. Denn – und das ist wichtig zu wissen – InCopy speichert nur temporär die gerade bearbeitete Datei.

Das ist auch dann der Fall, wenn man auf Datei > Speichern geht. Sobald die Datei geschlossen wurde, löscht InCopy diesen „Zwischenstand“ wieder und vermerkt lediglich den Ursprungszustand der Aufgaben-Datei. Nur eingecheckte Änderungen werden nach dem Schließen der Datei tatsächlich gespeichert.

Änderungen tatsächlich speichern: Nur mit einchecken

Wollen Sie also Ihre Änderungen an Texten und gegebenenfalls Bildern für die anderen Bearbeiter tatsächlich sichtbar machen und abspeichern, denken Sie daran, unter Datei > Alle einchecken anzuklicken.

Im Anschluss können Sie unter Datei > Paket entweder – je nach Absprache mit der Grafik – Für InDesign zurücksenden oder Für InCopy weiterleiten auswählen. Dann sind alle von Ihnen erstellten Texte und Änderungen darin in der Datei enthalten.

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