Wie und warum PDF erstellen?

18.01.2006 09:00:00
Wie Sie mit PDF alle Daten in einer Datei zusammenbinden und für den Druck vorbereiten können und in 4 Schritten zur PDF-Datei gelangen ...

Das Dateiformat PDF löste in den neunziger Jahren PostScript als Standard für den Austausch von Druckdaten ab. Inzwischen gibt es viele Grafik- und Illustrationsprogramme, die den direkten Export in PDF anbieten. Leider aber erzeugen diese Exportfunktionen noch immer meist fehlerhafte PDF-Dateien. LASERLINE empfiehlt deshalb grundsätzlich den Weg über ein PostScript-Dokument hin zur PDF-Datei.

Vorteile von PDF

Das Dateiformat PDF (Portable Document Format) wurde 1993 von der Firma Adobe als Nachfolger des bis dahin in der Druckbranche etablierten PostScript-Formats veröffentlicht und erhielt mit der kostenfreien Weitergabe des Adobe Readers einen nicht unerheblichen Vorschub. Es handelt sich dabei um ein plattformübergreifendes Austauschformat, das auf PostScript aufbaut und dieses in seinen Einstellungsmöglichkeiten noch erweitert. Der häufig zur Erstellung von PDFs verwendete Adobe Acrobat Distiller nimmt daher PostScript-Dateien als Ausgangsformat für PDF-Dateien. Eine PDF-Datei beinhaltet das vom Nutzer angelegte Layout in einer der auf das Druckverfahren abgestimmten Auflösung. Das Format arbeitet vollkommen unabhängig von bestimmten Betriebssystemen. So sind korrekt erzeugte PDFs perfekte Druckvorlagen, die alle benötigten Daten beinhalten, wie hochaufgelöste Bilder und alle verwendeten Schriften. Zudem fällt die Dateigröße durch optimale Komprimierung gering aus und sie können sehr gut bereits am Bildschirm mit dem kostenlosen Adobe Reader begutachtet werden.

Einsatzzwecke

Allerdings setzt man inzwischen PDFs nicht mehr nur zum Austausch zwischen Grafiker und Druckerei ein, sondern auch um Dateien im Internet oder auf CD zur Verfügung zu stellen. Sie erfüllen andere Voraussetzungen und werden anders generiert, als PDFs, die zur Weitergabe an den Druck genutzt werden. Für PDFs, die speziell für die elektronische Publikation hergestellt wurden, ist vor allem eine geringe Dateigröße, kurze Ladezeiten, die Verschlüsselung oder beinhaltete Verlinkungen wichtig. PDF-Druckdateien aber müssen anderen Richtlinien folgen, hochaufgelöst sein, vollständig eingebettete Schriften und keine Sicherheitseinstellungen beinhalten. Bei diesen Dateien ist die möglichst fehlerfreie und standardisierte Weiterverarbeitung am wichtigsten.

PDF-Datei korrekt erstellen

Deshalb ist die korrekte Erstellung einer PDF-Datei wichtig, die für den Austausch alle wichtigen Daten fehlerfrei und in einer optimalen Datengröße beinhaltet. LASERLINE rät Ihnen hierbei jedoch von der Nutzung der Export-Funktion ab, die bereits in vielen Software-Produkten integriert ist. Sie produziert meist eher halbherzige PDFs, die in Druckereien oft zu (vermeidbaren) Fehlern beim Belichten führen. Auch die Nutzung des PDF-Writers oder der direkt im Betriebssystem Mac OS X zur Verfügung stehenden PDF-Erzeugungsfunktion ist nicht für den Druckbetrieb geeignet. Gehen Sie deshalb am besten wie folgt vor, um ein korrektes und möglichst fehlerfreies PDF aus Ihrem Layoutprogramm heraus zu erstellen:

1. Nutzung des Acrobat-Softwarepakets

Hierzu benötigen Sie die von Adobe angebotene Acrobat-Software ab Version 4.05. Der Preis für das aktuelle Acrobat 7 Professional beträgt etwa 650,- EUR, ein Update von Acrobat Standard ist bereits für 220,- EUR erhältlich (inkl. MwSt.). Bereits mit Acrobat 6 Professionals wurden neue Features, wie die eingebaute Preflight-Funktionalität, in Acrobat eingebaut. Mit Version 7 kam nun der sogenannte Organizer, der die Zusammenstellung von mehreren Dateien zu einem PDF und die Umwandlung einer RGB- in eine CMYK-PDF-Datei erleichtert. Außerdem hilft er dabei, die Transparenzen und Überdrucken in der Druckvorstufe im Griff zu behalten. Egal aber welche Version des Acrobat Professionals man zur Erstellung einer PDF-Datei nutzt, allen gemein ist, dass sie aus einer PostScript-Datei ein sauberes PDF produzieren.

2. PostScript-Druckertreiber

Mit der Acrobat-Software erhalten Sie den Druckertreiber "AdobePS". Um ein PostScript-Dokument als Vorbereitung für die PDF-Datei zu erzeugen, sollten Sie diesen Drucker installieren. Eine Anleitung zur Installation des Druckertreibers und die PPD (PostScript Printer Description = PostScript Druckerbeschreibung), die geräteneutral ist und deshalb die optimale Umsetzung der PDF-Datei im "Distiller" von Acrobat Professional ermöglicht, finden Sie im Download-Bereich von LASERLINE. Zudem kann ein mit dieser PPD erzeugtes PostScript-Dokument auf jedem PostScript-Gerät ausgegeben werden.

3. PostScript-Datei erstellen

Nachdem Sie das Layout und die darin befindlichen Daten nochmals überprüft haben, kann es an die Erstellung der PostScript-Datei gehen, die als Grundlage für jedes PDF dienen sollte. Beachten Sie dabei die programmspezifischen Einstellungen Ihrer Anwendung, nutzen Sie den Drucker "AdobePS" und leiten Sie die Druckausgabe in eine Datei um. Öffnen Sie hierzu das Druckmenü Ihres Programms und wählen Sie die Option "in Datei drucken", "als Datei sichern" oder "Ausgabe:Datei". Über die genauen programmspezifischen Einstellungen zur Erstellung einer PostScript-Datei erhalten Sie Auskunft in der als PDF bei LASERLINE herunterladbaren Broschüre "Read me first! 2005" auf den Seiten 17 bis 21. Hierbei wird auf die Programme QuarkXPress 6, InDesign CS, Pagemaker 7, FreehandMX, CorelDraw 12 und Illustrator CS eingegangen.

4. PDF-Datei erzeugen

In der Broschüre "Read me first! 2005" finden Sie auf Seite 25 außerdem alle wichtigen Hinweise dazu, wie Sie den Acrobat Distiller konfigurieren, um zu einem einwandfreien PDF zu gelangen. Haben Sie den Distiller richtig konfiguriert, können Sie Ihre PostScript-Datei mit dem Distiller einfach in eine PDF-Datei umwandeln. Wenn Sie die hier zur Verfügung gestellten Joboptions nutzen, erhalten Sie zudem die für LASERLINE optimalen Voreinstellungen. Teilnehmer des LASERLINE Print&More-Bonusprogramms können optional auch den Weg über die PDF-Fabrik wählen. In diesem Fall benötigen Sie den Acrobat Distiller nicht. Sie laden einfach die PS-Datei auf den LASERLINE-Server und erhalten als Print&More-Mitglied ein PDF-Dokument zurück.

Kontrolle des PDFs

Mit der PDF-Fabrik bietet sich Ihnen außerdem die Möglichkeit, Ihr mit dem Distiller erzeugtes PDF-Dokument auf Fehler überprüfen zu lassen. Laden Sie hierzu Ihre PDF-Datei in die PDF-Fabrik und erhalten Sie ein Prüfprotokoll. Oder Sie nutzen zur Kontrolle Ihrer PDFs die in Acrobat oder über Zusatzprogramme anwendbare Preflight-Funktion. Außerdem sollten Sie vor dem Versand der Datei an die Druckerei immer das PDF nochmals auf optisch ersichtliche Fehler überprüfen. Dann sollte einem problemlosen Datenaustausch mit der Druckerei nichts mehr im Wege stehen.

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