Rechnungen und Mahnungen

29.03.2007 09:00:00
Wer selbstständig ist, muss seine finanziellen Forderungen richtig stellen - welche Angaben müssen korrekte Rechnungen beinhalten? Wie mahnt man richtig? ...

Viele Auftraggeber lassen sich Zeit, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen. Sie überziehen Zahlungsfristen tage- wenn nicht gar wochenlang und bringen die ausgefallensten Entschuldigungen vor. Damit der Kunde aber überhaupt zahlen kann, muss eine Rechnung nach den hierfür vorgeschriebenen gesetzlichen Richtlinien ausgestellt werden. Bleibt der Auftraggeber dann noch säumig, sind Mahnungen unvermeidlich. Was aber gehört auf eine Rechnung und welche weiteren Mittel für die Einforderung von offenen Zahlungen stehen zur Verfügung?

Die korrekte Rechnung

Soll eine Rechnung gestellt werden, muss diese vor allem formal einigen Kriterien entsprechen. Wie diese Formalien aussehen und welche Informationen in einer Rechnung enthalten sein müssen, steht in der EU-Rechnungsrichtlinie vom 1.4.2004. Sie wurde,in das deutsche Umsatzsteuerrecht übernommen und hat zusätzliche Änderungen bewirkt. Neben dem vollständigen Namen und der kompletten Anschrift des Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers müssen auch Ausstellungsort und Datum ausgewiesen sein. Darüber hinaus - das gilt zumindest für Unternehmer, die zur Erhebung von Umsatzsteuer verpflichtet sind - muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer klar ersichtlich sein. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird, ist Pflicht.

Wichtige Inhalte

Je nach Auftrag muss die Rechnung auflisten, welche Menge und welcher Art die gelieferten Gegenstände waren beziehungsweise wie der Leistungsumfang aussah. Im Anschluss folgt die Höhe des Nettoentgelts für die Lieferung oder die Leistung. Wichtig: Auch das Datum der Lieferung oder Leistung muss genannt werden! Für den Rechnungsbetrag muss der Umsatzsteuersatz ersichtlich sein. Er beträgt in der Regel 19 Prozent, im ermäßigten Fall 7 Prozent. Hier lässt sich nachlesen, für welche Lieferungen oder Leistungen der ermäßigte Steuersatz angewandt werden kann. Für Grafiker gelten jedoch teils gesonderte Regelungen, die man hier nachlesen kann. Ist die Lieferung oder Leistung steuerfrei, beispielsweise weil man noch unter Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) fällt, muss auch dies ausdrücklich vermerkt werden. Dann fehlt noch das Zahlungsziel, also das Datum, bis wann die Überweisung eingegangen sein sollte. Falls im Voraus Boni oder Rabatte eingeräumt wurden, muss dies auch aus der Rechnung hervorgehen, beispielsweise durch den Satz: "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen." Die Bundessteuerberaterkammer bietet unter Downloads eine Übersicht zu den Anforderungen einer Rechnung.

TIPP: Wenn der Kunde bei schneller Zahlung ein Skonto eingeräumt bekommt, zahlt er erfahrungsgemäß schneller.

Rechnungen rechtzeitig stellen!

Wichtig bei jeder Rechnung ist, dass sie innerhalb von sechs Monaten gestellt wird. Bei Werklieferungen, wie sie von Grafikern oft abgegeben werden, gilt dieser Zeitpunkt ab der Fertigstellung oder Abnahme des Werks. Wird eine Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt, droht ein Bußgeld von bis zu 5.000,- Euro! Eine Ausnahme bilden Rechnungen bis zu einem Betrag von 100,- Euro. Sie müssen nur den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum, die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren und Leistungen, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag sowie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung beinhalten. Dies sollte berücksichtigt werden, will man Zahlungsverzögerungen vermeiden, denn falsch ausgestellte Rechnungen können ihre Begleichung deutlich verzögern.

Erinnerungsschreiben und erste Mahnung

Zahlt ein Kunde allerdings trotz korrekt ausgestellter Rechnung nicht, muss der Unternehmer entweder freundlich erinnern oder gleich mahnen. Der Auftraggeber kommt automatisch in Verzug, wenn er 30 Tage nach Erhalt der Rechnung beziehungsweise 30 Tage nach dem genannten Fälligkeitsdatum die Rechnung immer noch nicht beglichen hat. Auch der Zugang der ersten Mahnung setzt den Kunden in Verzug. Zunächst sollte der Kunde jedoch ein freundlich formuliertes Erinnerungsschreiben erhalten. Es sollte eine Rechnungskopie oder einen Kontoauszug beinhalten. Diese Zahlungserinnerung gilt im rechtlichen Sinn nicht als Mahnung. Sie macht jedoch Sinn, da manche Kunden tatsächlich einfach vergessen, die Rechnung zu bezahlen. Auch ein Telefonanruf wirkt manchmal Wunder. Bleibt diese Erinnerung ohne Erfolg, folgt die erste Mahnung in höflichem Ton. Sie muss darlegen, warum der Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. Außerdem muss ein genaues Datum darauf stehen, bis wann der Kunde die Rechnung zu begleichen hat. Eine gängige Frist sind 14 Tage. Verschickt man die Mahnung per Einschreiben, lässt sich die korrekte Zustellung später leichter nachzuweisen.

Die zweite Mahnung - und weitere?

Bleibt die erste Mahnung ohne Erfolg, folgt die zweite Mahnung. Sie sollte vom Stil her wesentlich ernster und dringender gehalten sein. Auch hier ist die Angabe eines genauen Forderungsdatums der Zahlung wichtig. Die Frist kann allerdings kürzer gesetzt werden, beispielsweise mit 10 Tagen bis zur Rechnungsbegleichung. Jetzt lassen sich auch Konsequenzen durch ein gerichtliches Mahnverfahren androhen, sollte die Zahlung weiter ausbleiben. Manche Unternehmen schicken ihren säumigen Kunden dann noch eine dritte und vierte Mahnung. Das hat jedoch meist keinen nennenswerten Erfolg. Wer nach der zweiten Mahnung nicht zahlt, wird das kaum nach der dritten oder vierten Zahlungsaufforderung tun.

Das weitere Vorgehen: Klage

Deshalb kann und sollte bereits nach Nichtbezahlung der zweiten Mahnung ein Anwalt hinzugezogen werden, der mit einer Klage beauftragt wird. Natürlich kann man auch selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Hierzu erhält man in den meisten Schreibwarenläden ein entsprechendes Formblatt, das auszufüllen und beim zuständigen Amtsgericht einzureichen ist. Im Anschluss beschäftigt sich dieses Gericht damit und stellt dem Schuldner einen Mahnbescheid zu. Er kann der Forderung nachkommen oder Widerspruch einlegen. Wenn Widerspruch eingelegt wird, führt das zum Übergang in ein Gerichtsverfahren. Geht der Kunde weder gegen den Mahnbescheid noch gegen den folgenden Vollstreckungsbescheid vor, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig. Das Unternehmen erhält einen "Titel" gegen den säumigen Zahler, der wiederum als Grundlage für die Vollstreckung durch den Gerichtsvollzieher dient. Alternativ lassen sich die Außenstände auch an ein anderes Unternehmen abtreten beziehungsweise "verkaufen". Dieser Vorgang wird "Factoring" genannt, wobei der Unternehmer jedoch einen Abschlag auf den Rechnungsbetrag hinnehmen muss. Das Geld erhält man dafür im Gegenzug sofort. Die säumigen Kunden zahlen hingegen im Anschluss den Rechnungsbetrag an die Factoring-Gesellschaft.

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