Der Weg zum Auftrag

15.03.2007 09:00:00
Wie man öffentliche, internationale und andere Aufträge erhält - Fachjargon, Rechtsvorschriften, Kontaktadressen, Vergabeplattformen und mehr ...

Marketing-Strategien sind eine gute Möglichkeit, das eigene Können bekannt zu machen und den Kundenstamm zu vergrößern. Aber auch ohne selbst die Werbetrommel zu rühren, können Grafiker an interessante Aufträge gelangen - indem sie sich erfolgreich an nationalen und internationalen öffentlichen Ausschreibungen beteiligen. Öffentliche Einrichtungen sind nicht nur sicher zahlende Auftraggeber, sie können auch zu einem gewissen Renommee  verhelfen. Wie aber gelangt man an öffentliche Aufträge, was gilt es dabei zu beachten und wie ist der Fachjargon darin zu interpretieren?

Eigenvertrieb

Wer seine grafischen Leistungen "an den Mann" bringen möchte, kann sich auf mündliche Empfehlungen verlassen. Besser aber ist es, aktiv um Kunden zu werben. Möglichkeiten gibt es  viele, doch nicht jede ist auch für  Grafiker passend. Grafische Leistungen von Agenten eines Call Centers anbieten zu lassen, ist sicher weniger überzeugend, als z.B. eine eigene Homepage. Grafisch hervorragend aufgemacht, und mit jedem Browser erreichbar, ist sie eine gute Visitenkarte für jeden Grafiker. Auch selbst erstellte Blogs steigern den Bekanntheitsgrad - nicht nur in der "Szene" - und können zu neuen Aufträgen führen.

Kontaktbörsen und Kooperationen nutzen

Viele Grafiker denken bei "Eigenvertrieb" einzig an die Kontaktbörse "Freundeskreis". So hilfreich Mund-zu-Mund-Propaganda ist, kann sie doch nicht mehr als der Ausgangspunkt einer Existenz als Freelancer sein. Business-Kontaktbörsen, Internet-Ausschreibungen und Stellenanzeigen für Freiberufler helfen zusätzlich, den Blick über den Tellerrand hinaus zu wagen. Daneben eignen sich Kooperationen mit Kollegen aus der Branche dafür, neue Aufträge zu akquirieren. Kontakte können bei Stammtischtreffen der Berufsverbände, bei Treffen von Business-Netzwerken, aber auch in der Kooperationsbörse des Deutschen Industrie- und Handelskammertags geknüpft werden. Hinweise zum Thema Kooperationen und Veranstaltungstermine sind auf der Homepage de Zentralverband gewerblicher Verbundgruppen e.V. zu finden.

Öffentliche Auftraggeber: Gesetzeslage

Interessant ist darüber hinaus die Auftragserteilung durch öffentliche Stellen. Darunter sind alle Einrichtungen des Bundes, der Länder, der Kommunen sowie Krankenhäuser, öffentliche Bühnen, Universitäten oder Sozialversicherungen zu verstehen. Hier werden in nahezu jeder Abteilung grafische Arbeiten jeder Art benötigt. Die ausgewählten Auftragnehmer können damit rechnen, dass der Auftrag sicher und angemessen bezahlt, sowie prominent - nämlich in der Öffentlichkeit - zu sehen sein wird. Doch werden diese von öffentlicher Hand vergebenen Aufträge über Steuergelder finanziert., deshalb unterliegt ihre Vergabe besonderen Vorschriften. Basis ist dabei das Vergaberecht, das in der Bundesrepublik nicht in einem einheitlichen Gesetz geregelt ist, sondern sich aus einer Vielzahl von nationalen und europäischen Rechtsgrundlagen zusammensetzt. Maßgeblich sind hier unter anderem die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A und VOL/B) und die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). Diesen Gesetzen entsprechend sind öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, den Haushalt sparsam und wirtschaftlich zu führen. Außerdem müssen möglichst viele Anbieter die Gelegenheit erhalten, ihre Leistungen zu unterbreiten.

Vergabeverfahren

Deshalb müssen die öffentlichen Auftraggeber Regeln bei den Vergabeverfahren einhalten und dabei Ausschreibungen vornehmen, um den größtmöglichen Wettbewerb und eine Gleichbehandlung aller Anbieter zu gewährleisten. Alternativ darf - unter streng gesetzten Vorgaben - eine freihändige Vergabe erfolgen, bei der mit dem Unternehmen direkt verhandelt wird. Ansonsten ist die öffentliche Ausschreibung, die europaweit "offenes Verfahren" genannt wird, das am meisten verwendete Mittel. Hierbei wird ein unbeschränkter Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Nur in wenigen Fällen ist die "beschränkte Ausschreibung", oder bei europaweiter Veröffentlichung das sogenannte "Verhandlungsverfahren", erlaubt, bei dem ein Kreis ausgewählter Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Dem aber muss ein Teilnehmerwettbewerb vorausgehen.

Ausschreibungen finden

Wo sind solche Ausschreibungen zu finden? Um alle öffentlichen Ausschreibungen einer breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen und somit möglichst vielen interessierten Bewerbern eine Teilnahme an Ausschreibungsverfahren zu ermöglichen, werden sie in speziellen Publikationsorganen bekannt gegeben. Diese sind u.a.: * Bundesverwaltungsamt (BVA) - Vergabeportal des Bundes, bei dem direkt nach "Bekleidung, Möbel, Druck" als Leistung gesucht werden kann: www.bund.de/ausschreibungen * Beschaffungsamt des Bundes - hier kann ebenfalls direkt nach "Bekleidung, Möbel, Druck" als Leistung gesucht werden: www.evergabe-online.de * Bundesagentur für Außenwirtschaft (bfai) - Informationen zu internationalen Ausschreibungen: www.bfai.de * Deutsches Ausschreibungsblatt - Online-Recherchemöglichkeiten zu ausgeschriebenen öffentlichen Aufträgen: www.bundesausschreibungsblatt.de * Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU für das öffentliche Auftragswesen, ein europäisches Gemeinschaftsportal: http://simap.eu.int * ETIS - European Tender Information System ETIS - Europaweite und regionale Ausschreibungsplattform mit der Kategorie "Druck, Papier": www.europeantenders.de

Aufträge erhalten: Fachbegriffe und persönlicher Kontakt

Es kommt allerdings nicht nur darauf an, eine passende Ausschreibung zu finden, sondern auch darauf, diese richtig interpretieren zu können. Um nämlich eine europaweite Standardisierung der Beschreibungen der Auftragsgegenstände zu erreichen, einigten sich die öffentlichen Stellen auf ein "gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge" (CPV, Common Procurement Vocabulary). Damit soll gewährleistet werden, dass alle Bewerber eine möglichst effektive Ausschreibungsrecherche vornehmen können. Deshalb ist jeder Bezeichnung eine bestimmte Codenummer zugeordnet, und es weden einheitliche Fachbegriffe, wie Lieferaufträge, Vergabe nach Losen, Zuschlags- und Bindefrist u.v.m. benutzt. Eine Liste mit Erläuterungen dazu stellt der Bund zur Verfügung. In jedem Fall aber sollte auch persönlich Kontakt  aufgenommen werden, um das eigene Unternehmen vorzustellen. Im Gespräch mit den zuständigen Ansprechpartnern lässt sich dann eventuell in Erfahrung bringen, wie die tatsächlichen Anforderungen konkret aussehen.

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