Briefe nach Norm

08.03.2012 09:00:00
Die DIN-Norm 5008 regelt unter anderem die zweckmäßige Gestaltung von Briefen. Letzte Änderungen kamen erst 2011 dazu.

Alles an seinem Platz: Die DIN-Norm 5008 besteht bereits seit 1949 und wurde immer wieder angepasst. Sie regelt beispielsweise die Schriftform von Briefen im Format DIN A4. Es empfiehlt sich, diese Vorgaben einzuhalten. Zum einen werden die Schriftstücke so übersichtlich, zum anderen wird die Maschinenlesbarkeit gewährleistet.

Aufteilung

Quelle: andi-h Pixelio.de

Die DIN-Norm 5008, die zuletzt 2011 überarbeitet wurde, unterscheidet zwei Briefvorlagen. Die Variante "A" für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf und die Variante "B" für Geschäftsbriefe mit erweitertem Briefkopf. Beide umfassen sechs Bereiche: den eigenen Briefkopf, das Anschriftfeld, den Informationsblock bzw. die Bezugszeichenzeile, den Textbereich und den Briefschluss. Die Schriften sollten im Textbereich mindestens 10 Punkt groß und gut lesbar sein. Die Fluchtlinie befindet sich 25 Millimeter vom linken Blattrand entfernt, das Zeilenende für den Textbereich 20 Millimeter und für den Informationsblock 10 Millimeter vom rechten Rand. Der Briefkopf beginnt bei Variante "A" 27 und bei Variante "B" 45 Millimeter vom oberen Blattrand entfernt.

Anschriftfeld

Damit Briefe ihr Ziel finden, sollte besonderes Augenmerk auf die Angaben zum Empfänger gelegt werden. Das Anschriftfeld umfasst neun Zeilen. Die ersten drei Zeilen beinhalten die Zusatz- und Vermerkzone, die restlichen sechs die Anschriftzone. Die neun Zeilen sind von oben nach unten wie folgt aufgeteilt: elektronische Freimachungsvermerke, Vorausverfügung, Einschreiben, Name oder Firma, Namenszusatz oder Straße mit Hausnummer beziehungsweise Postfach, Straße und Hausnummer beziehungsweise Postfach oder Postleitzahl und Ort, Postleitzahl und Ort oder Länderangabe.

Informationsblock oder Bezugszeichenzeile

Quelle: Rainer Sturm Pixelio.de

Rechts vom Anschriftfeld kann der optionale Informationsblock mit den Kommunikationsangaben stehen. Alle Angaben beginnen 125 Millimeter vom linken Blattrand entfernt. Der Informationsblock enthält Angaben wie Telefonnummern und Datum und kann anstelle der Bezugszeichenzeile stehen. Sofern kein Informationsblock verwendet wird, folgt dem Anschriftfeld die Bezugszeichenzeile. Beides einzusetzen ist unüblich. Die Abstände für die Bezugszeichenzeile: "Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom" steht 25 Millimeter vom linken Blattrand entfernt, "Unser Zeichen, unsere Nachricht vom" 75 Millimeter. "Telefon, Name" findet sich 125 Millimeter vom linken Blattrand entfernt, das Datum 175 Millimeter.

Textbereich und Briefschluss

Nach dem Informationsblock oder der Bezugszeichenzeile werden zwei Leerzeilen gesetzt. Nun kommen optional der Betreff und erneut zwei Leerzeilen, dann die Anrede, gefolgt von einer Leerzeile. Nach dem Brieftext folgt wieder eine Leerzeile, daran schließt sich die Grußformel an. Nach einer weiteren Leerzeile stehen Angaben zum Absender. Noch ein paar Leerzeilen lassen Platz für die Unterschrift, dann wird der Name des Unterzeichners genannt. Eine zusätzliche Leerzeile bildet den Abstand zu möglichen Anlagen. Der Briefschluss umfasst Angaben zum Absender, Bankverbindungen und ähnliches. Je nach Geschäftsform sind hier verschiedene Angaben verpflichtend.

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