Briefbogen-Schriftsatz

07.09.2006 09:00:00
Damit der Brief richtig ankommt sind viele Regeln für Adressen, Zahlen und Namen und die Platzierung der einzelnen Elemente einzuhalten - worauf es zu achten...

Seit Desktop-Publishing und WYSIWYG (What you see is what you get) glauben viele, die Gestaltung eines Briefbogens sei allein durch die technischen Gegebenheiten keine Kunst. Was in der Theorie stimmt, hat aber in der Praxis kaum Bestand; den Ergebnissen sieht man meistens den unkundigen Gestalter an. Für das professionelle Arrangement gilt es nämlich bestimmte Regeln einzuhalten, z. B. wie Adressen, Zahlen und Namen typographisch richtig zu setzen sind. Und diese Regeln sollten bei der Briefbogen-Gestaltung beachtet werden.

Geschichte Briefbogen

Der gestaltete Briefbogen begann seinen Siegeszug erst im 19. Jahrhundert, als Handel und Handwerk ihre Geschäftsbeziehungen erweiterten und in neue Märkte drangen. Dies führte dazu, dass die Geschäftskorrespondenz zunahm. Nach und nach wurde mehr Wert auf die Gestaltung eines Briefbogens gelegt, denn zusammen mit dem Papier und dem Druck beeinflusst dies bis heute das Image des Briefschreibers - sei es eine Firma oder ein Privatmensch. Entscheidend wurde bald auch die verwendete Schrifttype, die zu dem Absender "passen" sollte. Daran hat sich bis heute wenig geändert. War der Schriftsatz zunächst noch reines Handwerk, wobei die Gestaltung dem Schriftsetzer und seinem Können überlassen wurde, so änderte sich das im 20. Jahrhundert mit der Mechanisierung des Schriftsatzes. Und es entstanden Regeln für die Gestaltung von Schriftstücken.

Grundregeln Gestaltung

Briefbogen sollen etwas über den Absender aussagen. Dennoch darf hier nicht einfach aufs Geratewohl gestaltet werden. Unternehmen verfügen meist über ein Corporate Design, dem bei der Gestaltung Rechnung zu tragen ist. Farben, Logo und Schriftarten sind dementsprechend bereits festgelegt. Doch selbst wenn dem nicht so ist, sind grundsätzliche Typographieregeln bei der Briefbogengestaltung zu beachten. Diese Regeln wurden früher von Buchdruckern beherrscht und gingen durch die zunehmende Orientierung am PC-Satz leider  etwas verloren. Betroffen von der Festlegung des Briefsatzes sind vor allem das Format und natürlich der Satz von Zahlen, Ziffern, Telefon- und Postfachnummern sowie Adressangaben. Bis auf den Punkt festgelegt ist dies alles in der 2001 neu verfassten DIN-Norm 5008:2001 "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung". Sie kostet 77,40 EUR und ist zu beziehen beim Beuth-Verlag, Berlin.

Absendervermerk

Darin festgelegt ist unter anderem die Platzierung des Absendervermerks, der sich üblicherweise in den oberen 5 mm des Anschriftenfeldes befindet und entfallen kann, wenn die Briefumschläge mit einem Absender versehen sind. Pflichtangaben auf einem Firmen-Briefbogen sind zudem die vollständige Firma mit Rechtsform, der Sitz der Firma, Registergericht und Handelsregisternummern sowie alle Geschäftsführer bzw. alle Vorstandsmitglieder - jeweils mit Vor- und Zunamen.

Adressfenster und Markierungen

Auch das Adressfeld kann nicht einfach nur platziert werden. Um in einen Fensterumschlag an der richtigen Stelle zu sitzen, sollte die Fensterzeile mit der Unterkante in einem Abstand von 50 mm von der oberen Briefbogenkante platziert werden. Der Abstand vom linken Rand beträgt normalerweise 20 mm, sollte aber zur besseren Lesbarkeit auf ca. 22 mm ausgeweitet werden. Markierungen des Adressfensters mittels Punkten oder Eckkanten wirken altmodisch und werden heutzutage kaum noch verwendet. Dafür nutzt man nach wie vor eine auf der linken Seite auf 105 mm (von der oberen Kante gemessen) platzierte Falzmarke sowie eine auf 148,5 mm platzierte Lochmarke. Die früher für Schreibmaschinen gesetzten "Endmarken" sind durch das Computerzeitalter hingegen überflüssig geworden.

Leerzeichen oder nicht und wie?

Briefe werden in ihrer Gestaltung zu einem großen Teil von Zahlen dominiert. Ob aber Telefonnummern, Bankdaten und Postleitzahl - für jede auf einem Briefbogen anzutreffende Zahlenkombination gibt es eigene Typographie-Grundregeln. Sie regeln die sich immer wieder stellende Frage "Leerzeichen oder nicht"  und wenn ja "wohin?" und "wie?". So wird die Postleitzahl fünfstellig ohne Leerzeichen vor den Ortsnamen gesetzt, wohingegen Postfachnummer von rechts beginnend in Zweigruppen durch einen Wortzwischenraum oder ein flexibles Leerzeichen unterteilt werden. Bei dieser Unterteilung sollte man aber genauso wie bei Überschriften oder Logos darauf achten, dass das Schriftbild optisch ausgeglichen und harmonisch wirkt. Denn eine "1" nimmt in der Breite nicht so viel Platz weg, wie eine "8", weshalb man mit ausgeglichenen Abständen arbeiten sollte. Gute TrueType- oder PostScript-Schriften erledigen dieses "Kerning" (= automatisches Ausmitteln kritischer Buchstabenkombinationen) von selbst. Doch gerade bei plakativen Überschriften oder Firmenlogos ist eine Nachbearbeitung der Buchstabenabstände von Hand unumgänglich.

Telefonnummern

Ebenso sollten Telefonnummern nicht nur mit Leerzeichen aufgeteilt werden, sondern die Trennung durch feste Abstände optisch sauber erfolgen. Für die Aufteilung von Telefonnummern bieten sich zwei Möglichkeiten: Einerseits kann man die Vorwahlnummern durch Satzzeichen oder Wortzwischenräume abteilen, was sich an den funktionalen Bestandteilen einer Telefonnummer orientiert; andererseits unterteilt man die Rufnummer von hinten her in Zweiergruppen mit nicht trennbaren Wortzwischenräumen. Aus Sicht des Gestalters verbreitet die zweite Lösung mehr Unruhe. Und nach DIN 5008-Norm werden Vorwahl und Rufnummer nur mit einem Leerzeichen getrennt - jedoch mit einem optisch sauberen!

Bankverbindung

Eine der wichtigeren Zahlenangaben auf einem Briefbogen ist natürlich die Kontonummer bzw. die Bankverbindung. Setzt man vor die Kontonummer das Wort "Konto", dann ist der Zusatz Bankverbindung nicht mehr zwingend. Die Kontonummer wird dann von hinten her in Dreiergruppen unterteilt, auch hier jeweils mit optisch sauberem Wortzwischenraum. Die Bankleitzahl dagegen unterteilt man von vorne nach hinten in zwei Dreier- und eine Zweiergruppe. Überhaupt nicht gegliedert werden beim Satz die Handelsregister- und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Druck

Hat man seinen Briefbogen nach DIN- oder seiner eigenen Norm gestaltet, sollte das Design auf entsprechendem Papier zur Geltung kommen. Schreibmaschinenpapier auf dem Tintenstrahldrucker gedruckt fällt bereits bei Privatleuten unangenehm auf. Firmen sollten sich deshalb für die professionelle Variante entscheiden. Den DIN-Regeln entsprechend gesetzt und gestaltet vermittelt ein Briefbogen einen positiven Gesamteindruck. Das richtige Papier und Druckverfahren (Offset oder Digitaldruck) unterstreicht diesen Eindruck. Zudem sollten Sie bei Briefbogen und den dazugehörigen Briefumschlägen immer darauf achten, dass Sie innerhalb der 20-Gramm-Grenze der Post bleiben. Und wenn Sie die ökologische Alternative suchen, dann bietet Ihnen LASERLINE mit seinem 90 g/qm Recycling Offset das passende Produkt. Wir beraten Sie gerne!

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