Ablage P wie Papierkorb?

11.10.2012 09:00:00
Selbstständige Grafiker und Designer erledigen die Buchhaltung oft allein. Dabei lauern rechtliche Stolpersteine.

Geschäftliche Unterlagen müssen über einen festgelegten Zeitraum aufgehoben werden - das betrifft auch die Buchhaltung von selbstständigen Grafikern und Designern. Wer solche Dokumente einfach in den Papierkorb wirft, verletzt die Aufbewahrungsfristen. Welche Unterlagen müssen wie lange bereitgehalten werden?

Sechs oder zehn Jahre?

Geschäftliche Unterlagen müssen entweder sechs oder zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet jeweils mit Beginn des folgenden Kalenderjahrs. Sechs Jahre muss man empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgeschickten Handels- und Geschäftsbriefen aufheben. Auch alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, müssen wenigsten sechs Jahre lang zugänglich bleiben. Ganze zehn Jahre müssen dagegen Geschäftsbücher und ähnliche Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Rechnungen, Belege und die Eröffnungsbilanz bereitgehalten werden.

Kürzung vorgesehen

Am 23. Mai dieses Jahres hat das Bundeskabinett über das Jahressteuergesetz 2013 abgestimmt. Demnach soll die zehnjährige Aufbewahrungsfrist ab 2013 auf acht Jahre schrumpfen, ab 2015 auf sieben Jahre. Diese Verkürzung könnte den Betrieben viele Kosten und Lagerkapazitäten sparen, sie ist jedoch noch nicht rechtskräftig. Denn der Bundesrat lehnt unter anderem die verkürzten Aufbewahrungsfristen ab. Die Beratungen über das Jahressteuergesetz dauern also noch bis Ende 2012 an.

Was darf direkt in den Papierkorb?

Interne Aufzeichnungen, beispielsweise Kalender, müssen nicht aufbewahrt werden. Sie dürfen tatsächlich in die Ablage "P". Tipp: Wer sich nicht sicher ist, kann auf externe Buchhaltungsservices zurückgreifen. Für relativ wenig Geld nehmen diese Dienstleister die Buchhaltung in die Hand und den Designern damit den lästigen Papierkram ab. Das kann sich durchaus lohnen, denn in der Zwischenzeit haben dei Kreativen den Kopf frei für die eigentliche Arbeit.

Ordnung ist das halbe Leben…

…vor allem in der Buchhaltung. So sorgfältig, wie Grafiker mit ihren eigenen Entwürfen umgehen, so sorgfältig sollten sie sich auch der Buchhaltung widmen. Belege gehören nach Datum abgeheftet in eigene Ordner. Das gilt genauso für den PC: Sind hier wichtige Unterlagen abgespeichert, ist eine logische Ordnerstruktur Pflicht. So findet man im Zweifel schnell die richtigen Unterlagen und kann dem Finanzamt rasch und nachvollziehbar Auskunft erteilen.

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