Aufbereiten von Adressdaten

29.10.2009
Briefe, Mailings etc. sollen schnell beim Empfänger ankommen. Die Deutsche Post gibt deshalb klare Empfehlungen, wie die Adressen dieser Sendungen aussehen sollen.

Die wichtigsten Punkte

Anschriften sollten immer linksbündig erstellt werden. Der Adressblock ist dabei geschlossen und weist keine Leerzeilen auf. Wichtig ist der Post auch, dass alle Angaben in der gleichen Schriftgröße und in derselben Schrift wiedergegeben werden. Der Hintergrund sollte einfarbig und hell sein, die Schrift dunkel. Auf Hervorhebungen muss verzichtet werden – genauso auf Breiten über zehn Zentimeter. Negativschriften und Zeilen, die nicht auf einer Linie stehen, lassen sich nicht maschinell lesen, ebenfalls Sonderzeichen, die nicht aus dem lateinischen Alphabet stammen. Eine Anschrift muss zudem aus mindestens zwei Zeilen bestehen.

Absenderangaben

Bei manchen Postsendungen ist es üblich, den Absender über dem Anschriftenfeld anzugeben. Auch Hinweise wie "Wenn unzustellbar, zurück!" lassen sich an dieser Stelle platzieren. Die Schrift ist kleiner; sie sollte in der Höhe zwei Millimeter nicht überschreiten. Außerdem dürfen diese Zeilen ebenfalls nicht länger als zehn Zentimeter sein und nicht umrandet oder unterstrichen gestaltet werden.

Briefumschläge mit Fenster

Werden Briefe in Kuverts mit Fenster verschickt, so muss die Anschrift selbstverständlich vollständig lesbar sein. Um eine sichere Verarbeitung und Zustellung zu gewährleisten, sollte der Adressblock mindestens drei Millimeter Abstand zu den Fensterrändern aufweisen. Bei Briefumschlägen sollte die Adresse parallel zur langen Seite ausgerichtet werden; in größeren Formaten darf sie auch quer aufgedruckt werden.

Die richtige Reihenfolge

Die Angaben im Adressfeld werden in der Reihenfolge: Name des Empfängers, optional nähere Bezeichnungen, optional Ortsteil, Zustell- und Abholangaben wie Straße, PLZ und Bestimmungsort aufgeführt. Bei Sendungen im Inland verzichtet man auf das "D" für die Länderangabe. Bei Postfachinhabern sollte auch die jeweilige Postfachanschrift berücksichtigt werden. Geht die Sendung ins Ausland, so wird der Bestimmungsort in Großbuchstaben und nach Möglichkeit in der Landessprache geschrieben (zum Beispiel "ROMA"). Der Name des Landes wird in die letzte Zeile, ebenfalls in Großbuchstaben, geschrieben. Länderkennzeichen sind dagegen nicht erwünscht.

Optimale Werte

Die Deutsche Post empfiehlt als Schriftgröße zehn bis zwölf Punkt, als Zeichenabstand 0,2 bis 0,4 Millimeter. Die Versalhöhe von Buchstaben und Ziffern sollte zwischen 2,5 und 4,7 Millimetern liegen.Der Wortabstand sollte ein Leerzeichen betragen, der Abstand zwischen den Zeilen 1 bis 2,5 Millimeter. Außerdem empfiehlt das Unternehmen die Schriftfamilien Arial, Courier, Helvetica, Univers oder Frutiger. Generell lassen sich serifenlose Schriften besser von den Sortiermaschinen erfassen.

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