Adobe InDesign und InCopy: Aufgabendateien erstellen

16.05.2019
Wenn Designer und Texter in einer Datei zusammen arbeiten sollen, kommt neben InDesign auch InCopy zum Einsatz. Container-Dateien (Aufgaben) sind dann der Dreh- und Angelpunkt des digitalen Co-Workings.

Bevor Redakteure in InCopy ihre Texte auf Zeile genau verfassen können (wie hier beschrieben), muss in InDesign einiges an Vorarbeit geleistet werden.

Denn dort muss der Gestalter zunächst festlegen, welche Objekte später in InCopy tatsächlich bearbeitet werden dürfen und welche als feste Objekte geschützt sind.

So können InCopy-Nutzer nur auf Inhalte zugreifen, für die sie wirklich verantwortlich sind. Keinen Zugriff haben sie dann beispielsweise auf Grafiken, Bilder oder Bildunterschriften.

Allerdings ist es möglich, Transformationen an den Grafiken zuzulassen. Dann können die Redakteure Bilder auch verschieben, skalieren, drehen oder verbiegen.

Aufgaben und ihre Inhalte

Der Gestalter muss dazu Seitenobjektsammlungen in sogenannten Aufgabendateien (*.icma) ablegen. Sie dienen als Container für alle in InDesign erstellten Objekte.

Die Aufgaben können auf drei verschiedene Arten erstellt werden: Entweder nutzt man leere Aufgaben, in die man dann nach und nach alle zu bearbeitenden Inhalte legt. Oder man erstellt die Aufgabe mitsamt den für den Redakteur veränderbaren Inhalten.

Aber natürlich kann man auch einer bereits erstellten und mit Inhalten befüllten Aufgabe weitere Inhalte hinzufügen und sie wieder entfernen.

Oder anders ausgedrückt: Die auf der Satzdatei abgelegten Objekte kann man jederzeit erweitern und einer bestehenden Aufgabe dann hinzufügen, sodass der Redakteur das neue Bild oder die neue Grafik ebenfalls in seiner InCopy-Datei bearbeiten kann.

Speicherort der Aufgaben

Die in InDesign erstellte Aufgabe wird automatisch in dem Ordner gespeichert, in dem auch das InDesign-Dokument abgespeichert ist. Von dort lässt sich der Aufgabenordner beliebig verschieben, etwa auf einen Server, in die Cloud oder ein Netzwerklaufwerk.

Der Aufgabenordner enthält viele Dateien: Die für die Bearbeitung in InCopy wichtige Aufgabendatei (*.icma) und einen Unterordner, der alle exportierten InCopy-Textabschnittsdateien (im ICML-Format) beinhaltet. Genutzt und geöffnet werden darf allerdings lediglich die .icma-Datei.

Aufgaben erstellen

Um ein gesetztes Dokument für InCopy vorzubereiten, erstellen Sie eine Aufgabe inklusive aller Inhalte. Speichern Sie dazu zunächst Ihr InDesign-Dokument ab.

In diesem sollten alle benötigten Text- und Grafikrahmen sowie mögliche Platzhalterobjekte enthalten sein. Wählen Sie alle Objekte aus, die die Redaktion später bearbeiten können soll, und gehen Sie auf das Menü Bearbeiten > InCopy > Auswahl der Aufgabe hinzufügen.

Ist noch keine Aufgabendatei erstellt, wählen Sie Neu. Im Anschluss werden Sie gefragt, wo die InDesign-Datei und damit auch die Aufgabendatei gespeichert werden sollen.

Nun werden alle im Dokument ausgewählten Objekte in der Aufgabe abgespeichert und stehen damit in InCopy zur Bearbeitung zur Verfügung.

Weitere Objekte hinzufügen

Sollen danach weitere Objekte hinzugefügt und in InCopy bearbeitbar gemacht werden, wählen Sie die entsprechenden Text- und Grafikrahmen aus und wählen Sie erneut im Bearbeiten-Menü unter InCopy den Punkt Auswahl der Aufgabe hinzufügen.

Unter Neu steht nun die bereits erstellte Aufgabe, der Sie Ihre weiteren Objekte hinzufügen können. Die neu erstellte Aufgabendatei enthält nun alle Objekte Ihrer InDesign-Datei, die Sie zuvor ausgewählt haben.

Objekte der Bearbeitung entziehen

Selbstverständlich ist auch der umgekehrte Weg möglich: Dem Redakteur kann die Bearbeitung eines Textfeldes oder Objekts nachträglich wieder entzogen werden.

Am einfachsten nutzen Sie dazu das Fenster Redaktionelle Aufgaben > Aufgaben. Denn dort sehen Sie in InDesign alle bereits erstellten Aufgabendateien.

Klicken Sie dort die Aufgaben an, die der Redakteur nicht mehr bearbeiten können soll und wählen Sie Verknüpfung mit Inhalt aufheben. Schon sind in der .icma-Datei, in der der Redakteur arbeitet, die Inhalte nicht mehr zu verändern.

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