Sind Verträge, die per E-Mail geschlossen wurden gültig? Muss die E-Mail dazu einen bestimmten Text enthalten? Und welche Rolle spielt dabei die digitale Signatur?


08. Mai 2008


Im Internet-Zeitalter werden Verträge gerne per E-Mail geschlossen. Schwierig wird es, wenn es zu einem Streit kommt. Ist der Vertrag gültig? Bedarf es dazu einer besonderen Form? Kreative und Dienstleister können einige Vorkehrungen treffen, um auch bei Vertragsabschluss per Mail auf der sicheren Seite zu stehen.

Die Rechtslage
Das deutsche Recht erkennt Verträge, die per E-Mail geschlossen wurden, genauso an wie mündlich geschlossene Vereinbarungen. Ausnahmen bilden zum Beispiel Bürgschaften und Verträge über den Kauf eines Grundstücks oder einer Immobilie. Hier ist ein Notar nötig. Verlangt der Gesetzgeber eine besondere Schriftform –zum Beispiel bei einer Kündigung –so ist die eigenhändige Unterschrift nötig. Diese kann jedoch nach dem Signaturgesetz bei elektronischen Dokumenten auch durch eine digitale Unterschrift  geleistet werden.

Wann und wie kommt ein Vertrag per Email zustande
Ein Vertrag per Email ist gültig, wenn ein Angebot unterbreitet und dieses auch angenommen wurde. Beide Erklärungen müssen dem Vertragspartner zugehen. Hier gibt es mehrere Punkte, die im Streitfall zu Schwierigkeiten führen können: Zum einen kann die Echtheit bzw. Unversehrtheit der verschickten Dokumente in Frage gestellt werden. Weiterhin ist es möglich, den Zugang der Dokumente anzuzweifeln.

Auf Nummer Sicher gehen: Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Die einfachste Lösung, den reibungslosen Ablauf bei großen Aufträgen und wichtigen Entscheidungen sicherzustellen, sind Bestätigungen per Fax oder per Post. Einfach formlos den Vertragsinhalt im so genannten kaufmännischen Bestätigungsschreiben zusammenfassen und per Fax oder Post versenden.
Widerspricht der Empfänger nicht, gilt der Vertrag automatisch als angenommen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um dem Auftraggeber eine Bestätigung und kurze Zusammenfassung der Leistungen zu übermitteln.

Die elektronische Signatur
Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet Schutz vor nachträglicher Manipulation verschickter Dokumente. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen vier verschiedenen Signaturen: der einfachen, der fortgeschrittenen, der qualifizierten und der qualifizierten, von einer Akkreditierungsstelle herausgegebenen Signatur. Nur qualifizierte Signaturen haben auch rechtliche Bedeutung. Sie müssen ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zuweisbar sein und gewährleisten, dass die einmal signierten Dokumente nicht mehr geändert werden können. Diese Signaturen werden von einem Zertifizierungsdiensteanbieter offeriert, der die Identität des Antragsstellers überprüft.

Wann gilt eine Email als „zugestellt“?
Wie wird eigentlich bewiesen, dass eine einmal verschickte Mail auch tatsächlich ihren Empfänger erreicht hat?Bei `normaler´ Post ist die Rechtslage eindeutig: Sie gilt als zugestellt, wenn sie in den Briefkasten geworfen wird. Bei Mails ist die Situation nicht so eindeutig. Wann gelten sie als „zugestellt“? Meist wird heute davon ausgegangen, dass Geschäftsleute einmal am Tag E-Mails abrufen. Usus ist daher, dass eine Mail am Vormittag nach dem Versand als zugestellt betrachtet wird. Achtung! Wer auf seiner Visitenkarten oder dem Geschäftsbrief eine Emailadresse angibt, suggeriert so die Erreichbarkeit via Email! Kommt also per Email ein Angebot an, dass den ursprünglichen Verhandlungen nicht entspricht, liegt es am Emailempfänger, per kaufmännischem Bestätigungsschreiben zu widersprechen! Aus der Perspektive des Verkäufers, der ein wichtiges Angebot oder einen Vertrag per Email verschickt, ist es ratsam, sich den Erhalt der entsprechenden Mail rückbestätigen zu lassen. Selbstverständlich sollte man die Zugangsdaten seiner E-Mailsoftware (Kennung und Passwort) sorgfältig unter Verschluss halten, um Missbrauch vorzubeugen.

Archivierungspflicht: Wie lange müssen Emails aufbewahrt werden?
Ist der unliebsame Streitfall eingetreten und das Zustandekommen bzw. der Inhalt von Verträgen wird vor Gericht entschieden, dann gilt die Beweislast. Wer seine Geschäftsvorgänge inklusive Emails dokumentiert, ist hier auf der sicheren Seite. Grundsätzlich gilt: Vor dem Gesetz ist alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Prüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Das heißt konkret: Verschickte und empfangene Handelsbriefe, also Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, müssen - auch in Form von Emails -  sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Ähnliche Themen

	Das europäische Designrecht Die EU hat ihren Mitgliedsstaaten aufgetragen, ein einheitliches europäisches Designrecht umzusetzen. In Deutschland ist das bereits passiert – so profitieren Designer davon.

	Welche Werke sind geschützt? Das Urheberrecht soll die schöpferische Leistung von Grafikdesignern und Kreativen schützen. Doch welche Werke fallen überhaupt darunter? Was ist geschützt?

	Was müssen Websites enthalten? Wer für sich oder andere einen Internetauftritt gestaltet, muss auch rechtliche Aspekte beachten. Der Gesetzgeber schreibt vor, was eine Webseite enthalten muss.

	Überzeugende Angebote schreiben Der erste Schritt ist geschafft: Ein potentieller Auftraggeber ist interessiert an einer Zusammenarbeit und bittet um ein Angebot. Was muss dabei beachtet werden?

	Abgabepflicht bei der KSK Wer Aufträge an Werbe- und PR-Agenturen vergibt, muss Abgaben an die Künstlersozialkasse leisten. Wird dies versäumt, drohen Säumniszuschläge und Nachforderungen.

	Auftragsabnahme Wenn der Auftraggeber die Abnahme des Werks verweigert, gibt es gesetzlich verankerte Verhaltensregeln, wie man dennoch zu seinem Honorar gelangt ...

	Rechnungen und Mahnungen Wer selbstständig ist, muss seine finanziellen Forderungen richtig stellen - welche Angaben müssen korrekte Rechnungen beinhalten? Wie mahnt man richtig? ...

	Der Weg zum Auftrag Wie man öffentliche, internationale und andere Aufträge erhält - Fachjargon, Rechtsvorschriften, Kontaktadressen, Vergabeplattformen und mehr ...

	Wie frei sind Freelancer wirklich? Eine Studie der Uni Hamburg zeigt auf, was die Gesundheit von Freiberuflern - besonders in Medienberufen - fördert oder gefährdet. Tipps zum gesund bleiben ...

	Vertrag und Honorar Auch ohne schriftlichen Vertrag kommt durch verschiedenes Verhalten ein rechtlich einforderbarer Vertrag zustande - wann gilt ein Auftrag als erfüllt? ...