Wer seine Briefe nach DIN-Norm gestalten möchte, beachtet die Richtlinien der Norm 5008. Die dort enthaltenen Empfehlungen helfen, Anschreiben zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten.


12. Juni 2008


Briefe ansprechend und lesbar gestalten: Dieses Ziel verfolgt die DIN-Norm 5008. Sie legt Gestaltungsregeln fest. Seit rund zwölf Jahren werden dabei auch Textverarbeitungsprogramme berücksichtigt. Die letzte Version der Norm wurde im Jahr 2005 veröffentlicht. Sie soll unter anderem die Maschinenlesbarkeit der Briefe verbessern.

Die Maße des Absender- und Empfängerfelds
Gestaltungshinweise für Geschäftsbriefe gibt die DIN-Norm 5008 an. Sie legt vor allem die genaue Platzierung der einzelnen Briefelemente fest. So steht der Absender 24,1 Millimeter von der linken und 109,7 Millimeter von der rechten Blattkante entfernt. Die erste Angabe beginnt 16,9 Millimeter von der oberen Blattkante entfernt (das entspricht der fünften Zeile von oben). Bei allen Zeilenangaben wird eine Zeilenhöhe von 4,23 Millimetern zugrunde gelegt In gleichen Abständen beginnt mit der neunten Zeile von oben die Empfängerangabe. Das Empfängerfeld hat neun Zeilen, die erste Zeile kann als Absenderangabe verwendet werden. In den folgenden drei Zeilen können Vorausverfügungen oder Ähnliches untergebracht werden, ansonsten bleiben sie leer. Die eigentliche Anschrift beginnt in der vierten Zeile des Blocks. Nacheinander werden Firmenbezeichnung, Kontaktperson, Straße, Postleitzahl und Ort genannt. Leerzeilen gibt es im Empfängerfeld keine.

Die weiteren Maße
Alle weiteren Elemente stehen 24,1 Millimeter von der linken Blattkante entfernt. Eine Ausnahme ist das Datum, das 176,5 Millimeter entfernt steht. Es kann numerisch mit Mittelstrich (2008-5-15), numerisch mit Punkt (15.05.2008) oder alphanumerisch mit Punkt (15. Mai 2008) gegliedert werden. Aufzählungen oder Einrückungen beginnen 49,5 Millimeter von der linken Blattkante entfernt. Der Abstand zur rechten Blattkante muss mindestens 8,1 Millimeter betragen. Der Fließtext beginnt in der 29. Zeile von oben gerechnet, die Anrede steht in der 27. Zeile.



Betreff, Fließtext und Grußformel
Die Betreffzeile steht in der 24. Zeile. Sie wird nicht unterstrichen, auch das Wort „Betreff“ selbst wird nicht verwendet. Nach der Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen. Anschließend folgt die Anrede, die wiederum durch eine Leerzeile vom Fließtext abgehoben wird. Auch der Fließtext selbst kann durch Leerzeilen sinnvoll gegliedert werden. Die abschließende Grußformel wird ebenfalls durch eine Leerzeile vom Fließtext abgesetzt. Mehrere Leerzeilen lassen Platz für die Unterschrift. Der Name des Unterzeichnenden wird ebenfalls genannt. Danach können sich noch Anlagenvermerke anschließen. Auch sie werden von einer Leerzeile eingeleitet. Für den eigentlichen Brieftext sollte eine gut lesbare Schrift verwendet werden; etwa 11 oder 12 Punkt bei einem Zeilenabstand von 14 bis 15 Punkt. Ein breiter rechter Rand (um die 30 Millimeter) verleiht dem Brief Großzügigkeit. In Anlehnung an handgeschriebene Texte sollte darüber hinaus linksbündiger Flattersatz gesetzt werden.

Falzmarken
Die Falzmarken sollten aus einem dünnen Strich bestehen. Die erste vertikale Falzmarke wird in einem Abstand von 105 Millimetern, gerechnet vom oberen Rand aus, gesetzt. Die zweite vertikale Falzmarke wird von dieser Stelle aus noch einmal 105 Millimeter nach unten platziert. Auf der Mittelmarke kann ebenfalls noch ein Strich gesetzt werden. Horizontale Falzmarken sind mittlerweile nicht mehr gebräuchlich. Sie werden bei kurzen Umschlägen verwendet und sind 148 Millimeter vom linken Rand aus platziert.

Fußzeile
Die Fußzeile wird in der Regel – wie die Falzmarken auch – nur auf der ersten Seite gesetzt. Sie enthält bei Geschäftskorrespondenz Bankverbindungen und die Namen der Geschäftsführer. Am unteren Ende des Bogens sollte ein großzügiger Fußraum bleiben, der etwa 25 bis 30 Millimeter umfassen sollte.